Organisationsprocess
BIMctrl organisationsprocess innebär att vi tillsammans anpassar gränssnittet efter företagets organisationsstruktur. Detta kan vi göra tack vare att BIMctrl är systemoberoende och 100% anpassningsbar.
Efter ett par möten har vi satt grunderna vilket medför att all information som vi adderar kommer att vara såväl logisk som spårbar. Medarbetarna kommer att känna igen sig vilket borgar för en snabb och effektiv uppstartsprocess.
Vi bygger också en rollbaserad struktur för hela organisationen så att alla får tillgång till rätt information från dag 1 via en användarvänlig App.
FASTIGHETSSTRUKTUR
Vi börjar med att kika på er fastighetsstruktur. Hur ska vi bäst lägga upp er fastighet/fastigheter. Vid flera fastigheter kan man kategorisera dessa exempelvis baserat på typ av byggnad (exempelvis förskolor) eller geografisk placering (ort, stadsdel). En genomtänkt och tydlig struktur skapar förutsättningar för att ni lätt och enkelt kan utföra behovsanpassade sökningar samt att ni kan koppla unika användare till respektive fastighet/fastigheter.
ORGANISATIONSSTRUKTUR
Därefter går vi över till er organisationsstruktur och det är här som företagets ansvarsroller definieras. Vem ska göra vad, vilka rättigheter ska varje person ha och så vidare. Detta är typiska gränsdragningar som ibland kan uppfattas något otydliga, men med hjälp av BIMctrl så får ni en tydlig mappning och kategorisering, som tydliggör vem som ska göra vad. Det är ni som sen kan styra de administrativa rättigheterna - lägga till personer och/eller ta bort personer (exempelvis vid personalförändringar). När rollerna är satta kan vi också delegera ut befogenheter till respektive roll.
RITNINGSSTRUKTUR
Vi lägger upp era ritningar baserat på en standardiserad ritningsstruktur, antingen en befintlig, eller så anpassar vi strukturen till gällande standard. Som exempel kan ritningsbenämningen innefatta en kod för ort, byggnadsnummer, kod för typ av byggnad, våningsplan och så vidare. Genom det strukturerade arbetssättet arbetar vi tillsammans successivt in en modellbaserad ritningsstruktur som skapar god ordning och spårbarhet.
UNIKA INSTALLATIONER
När ritningsstrukturen är beslutad, så kan vi därefter dokumentera fastigheternas unika installationer. Det är av största vikt att kartan stämmer överens med verkligheten. Vart har vi brandsläckare, brandposter, larm knappar, vägledande markeringar, brandfiltar, utrymningsvägar med mera.
Varje installation läggs in med ett unikt ID, vilket automatiskt bygger upp en standardiserad och spårbar ritningsbaserad installationsdatabas som är ovärderlig. Du kan exempelvis:
mängda installationstyper kopplat till geografiskt område
mängda installationer kopplat till extern upphandling
spåra utfall på egenkontroller och avvikelser
ANPASSADE KONTROLLKODER
Förvaltning av en fastighet kräver dokumenterade kontroller och genom att vi lägger in data om samtliga unika installationer så kan vi också få ut unika och anpassade kontrollpunkter för var och en av dessa. De unika kontrollpunkterna är satta efter specifik installationstyp - vilket ger tydlighet för användaren och automatiserar rapportering och uppföljning.
Och eftersom organisationsstrukturen styr de olika rollerna och deras respektive ansvar, så visas också enbart de delar för den person som ansvaret ligger på. Med andra ord, olika roller kan ha olika delar att kontrollera, och vederbörande ser endast de kontrollpunkter som ligger på sitt ansvar.
VISUALISERING EFTER ANSVAR
Som ni kan förstå så kommer en mängd olika installationer och kontrollpunkter att finnas med i installations-databasen, och därmed finnas med på ritningarna. För att göra det användarvänligt och tydligt så kommer dock inte alla att se allt, vilket de inte heller behöver - utan istället kommer varje enskild medarbetare att få en tydlig visualisering utifrån kompetensområde och de installationer som hen har ansvar för - vilket vi lätt kan styra tack vare organisationsstrukturen som vi har definierade inledningsvis.
Med andra ord, rätt person ser rätt saker.